¿CUÁLES SON LAS CLAVES PARA ORGANIZAR EVENTOS VIRTUALES DE ÉXITO?
Qué debemos tener en cuenta al organizar nuestro evento virtual
- Formato
Pueden ser totalmente virtuales, híbridos (mixto entre presencial y virtual), o en formato virtual 3D - Software
El elemento más importante para lograr un evento de éxito. Será la pieza clave, dado que todo lo que transcurre en el evento quedará a la vista de los asistentes, con lo cual la calidad de la tecnología es fundamental. - Contenido
Si ya teníamos que captar la atención en un evento presencial con factor wow, en un evento virtual necesitaremos crear un engagement total. No olvidemos que los asistentes están detrás de una pantalla.
Tenemos que ser hábiles en crear un contenido del programa no muy extenso e interesante, que capte totalmente su atención. - Que generen networking
one to one
Para que nuestro evento tenga máxima audiencia, tenemos que dinamizarlo para que los asistentes puedan interactuar: realizar preguntas a ponentes, chat de participantes, encuestas…
Si queremos alcanzar el éxito hay que ofrecer a los asistentes una experiencia única, algo diferente que permita que se mantengan atentos y conectados de principio a fin.
¿Virtuales o híbridos? Qué formato elegir
Formato virtual
Los conferenciantes y participantes se conectan en línea a través de cualquier terminal fija o móvil, a la plataforma a través de la que realiza el evento.
Se pueden conectar varios conferenciantes o moderadores desde diferentes lugares y compartir contenidos en línea.
Los participantes pueden visualizar la videoconferencia, activar su cámara para verse entre ellos e interactuar a través del chat.
El conferenciante da la opción a la participación activa contactando sus micrófonos.
La personalización del evento es vital como imagen de marca, dándole un fondo definido por el organizador, a la vez que se muestra en pantalla tanto la ponencia como su presentación, Ofrecer información a los participantes de como registrarse, programa previsto, como conectarse.
Formato híbrido
Otra gran ventaja es que todo el contenido del evento podrá permanecer en el entorno online el tiempo que los organizadores decidan, de esta forma aquellas personas que no pudieron participar en el momento del evento podrán visualizarlo a posteriori.
Streaming
No hay duda que la retransmisión en directo elimina las barreras de comunicación que impone la distancia.
Imaginemos la presentación de un producto, mediante la retransmisión en streaming los asistentes al evento podrán disfrutar independientemente del punto del planeta en que estén ubicados, lo que permite aumentar enormemente el alcance del evento.
Formato virtual 3D
El formato 3D permite organizar cualquier tipo de evento en un mundo virtual, del mismo modo que lo haríamos en la realidad, pero 100% online.
Pequeñas reuniones, grandes Ferias con Stands, Congresos, Ponencias, Sesiones team building, Workshops,… ¡las opciones son infinitas!
A través de una plataforma reproduciremos todos y cada uno de los espacios necesarios al más mínimo detalle como si fuera un evento presencial. Podemos personalizar la imagen de marca, cargar las presentaciones , banners publicitarios, vídeos… Todo lo que queramos y más.
Dispondremos de Lobby para la recepción de los invitados o espacios Meeting Room para reuniones, con mesas y pantallas, y posibilidad de enlazar aplicaciones de videoconferencia web. Un gran auditorio para ponencias preparado para todo tipo de presentaciones y vídeos.
En las Ferias y exposiciones se crearan stands totalmente personalizados, para generar información sobre productos y servicios.
Participación presencial en un mundo virtual
Los asistentes tendrán una experiencia activa, a través de su YO virtual en formato AVATAR permitiéndoles interactuar en directo, desplazarse por los espacios del evento, hablar entre ellos con voz real o expresarse mediante gestos, generando un networking total.
Ventajas de los eventos virtuales
Los eventos online, al no contar con la limitación de la ubicación presencial, permiten a la marca convocar a un público más amplio y sin límite de aforo.
Tienen costes más reducidos en cuanto al espacio a contratar. Se ahorra en costes de traslado, estancia y tiempo de desplazamiento y la consecuente aportación al medioambiente mediante la reducción de emisión de CO2.
Sus resultados son medibles de forma inmediata al finalizar el evento, ya que todo se hace en línea. Saber cuándo iniciaron sesión los asistentes, desde dónde, la cantidad de asistentes, contenidos descargados, temas de interés, si solicitaron información adicional, si pidieron hablar con algún ponente, y mucho más.
En LOLA events sabemos que los eventos virtuales nunca podrán substituir la presencia física de las personas, pero es importante valorar todas las ventajas que ofrecen.
Como expertos asesores y organizadores de eventos ayudamos a nuestros clientes en la organización de sus eventos virtuales y estamos preparados para conseguir que estos sean un completo ÉXITO.
Las nuevas tecnologías han venido para quedarse y revolucionar el panorama de los eventos, ¡La tecnología al poder!
